Qu'est ce qu'un bon mémoire technique selon le TA de Paris ? Conseils aux entreprises soumissionnaires.

Les acheteurs se plaignent de manière récurrente des mémoires techniques standards qu'ils analysent dans le cadre du critère de la valeur technique des offres. Remplacez les documents-types mal adaptés par des mémoires techniques personnalisés, évitez les copier-coller bruts et recherchez des exemples pertinents pour fournir des documents de qualité aux acheteurs. Tous les intervenants impliqués dans le processus d'analyse des offres techniques connaissent cette situation. Pour les entreprises qui répondent aux marchés publics il est pertinent de suivre des conseils de bon sens.
ENTREPRISES, optez pour des mémoires techniques de qualité, conçus sur mesure pour répondre aux exigences spécifiques des offres publiques, pour maximiser vos chances de succès. 

22 janvier 2024

Mémoires techniques génériques : attention danger !

De nombreux marchés publics imposent aux entreprises de fournir un mémoire technique pour leurs candidatures. Or, l'utilisation de mémoires techniques génériques et stéréotypés peut sérieusement nuire à leurs chances de succès.

Un récent jugement du tribunal administratif de Paris a souligné l'importance de ce problème. 

Les entreprises qui utilisent des mémoires techniques génériques se voient souvent rejeter leurs offres, même si leurs produits ou services sont de qualité, et c'est bien ce dernier point interpelle.
Cependant, il est important de souligner que la qualité du mémoire technique joue un rôle essentiel non seulement dans la qualité de l'offre, mais également dans son évaluation par les acheteurs.

La raison est simple : Les mémoires techniques génériques sont toujours insuffisants pour fournir des informations pertinentes aux acheteurs publics lors de l'évaluation des offres. 

Alors comment définir un "bon" dossier technique et existe t-il au moins une définition ?

Importance du mémoire technique dans la note finale et pondération

Ce document joue en effet un rôle décisif dans l'évaluation des offres.

En effet, le critère de la valeur technique qui repose sur la qualité de cette pièce est fréquemment affecté d'une pondération significative.

Il n'est pas rare de trouver un critère de valeur technique situé dans une fourchette de 40 à 70% dans les cas extrêmes.
Or, non seulement ce document est affecté d'un poids substantiel dans la notation mais de plus il est nécessairement subjectif.

Le récent jugement du tribunal administratif de Paris propose des enseignements précieux sur les bonnes pratiques à adopter dans ce domaine.

Trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché

L'insuffisance de précision et de spécificité du mémoire technique par rapport aux besoins du marché constitue une critique récurrente.

En examinant les termes du jugement, on constate que l'acheteur reproche à la société requérante d'avoir présenté un document trop général. Cette observation met au premier plan une règle évidente : chaque mémoire technique doit être adapté de manière précise aux besoins spécifiques du marché concerné .

Dans l'affaire en question l'offre d'une société a été rejetée :

• cette dernière, selon l'acheteur chargé de l'analyse des offres, ayant "fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché",
• ceci même si elle disposait d'une grande expérience dans les prestations objets du marché convoité.

Un mémoire technique trop général ? Offre rejetée ! Le tribunal a tranché.

Selon le tribunal : "Si la société soutient que ses offres n'auraient pas dû être considérées comme irrégulières eu égard à son expérience forte et à l'adéquation entre celles-ci et les besoins du marché, d'une part, son expérience ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché ce qui révèlerait une dénaturation globale de son offre ou une discrimination à son encontre, d'autre part, il ne résulte pas de l'instruction que l’acheteur ait altéré les termes des offres de la société, à laquelle elle ne reproche que d'avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché" (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772).

Que pourrait être un "bon" mémoire technique si l'on extrapole ?

On pourrait déduire de cette décision les éléments suivants :

L'offre technique ne doit pas revêtir un caractère général

 Encourageons donc les entreprises à éviter d'utiliser des généralités issues des documents types. 

Bannissez les généralités ! Misez sur des informations précises et personnalisées

Certains maîtres d'ouvrage mentionnent explicitement cette recommandation dans le règlement de la consultation ou la trame de mémoire. 

Un document générique qui manque de détails ou qui propose des informations trop vagues, sans lien direct avec les besoins exprimés dans le cahier des charges, risque d'être facilement sanctionné.

Par conséquent, les entreprises on intérêt à s'abstenir d'utiliser des documents types qui ne démontrent pas concrètement leur capacité à répondre aux attentes de l'acheteur.

Un mémoire technique pertinent doit, au contraire, contenir des informations détaillées, des exemples et des propositions spécifiquement adaptées aux particularités du marché visé.

L'offre technique doit être précise

Les approximations et autres explications génériques et imprécises formulées sous la forme de phrases types sont à bannir. Le degré de précision doit permettre à l'acheteur de juger correctement de la qualité et du sérieux de la proposition.

Le document se doit d'entrer dans le détail des exigences particulières du dossier : des modalités opérationnelles envisagées, des moyens techniques et humains alloués, des exemples concrets de réalisations similaires, etc.

Plus le niveau de précision sera élevé, plus l'acheteur notera la valeur technique en conséquence et aura confiance dans la capacité de l'entreprise à exécuter la prestation demandée dans de bonnes conditions.

L'offre technique doit être spécifique au regard des besoins du marché

Ici, une adaptation stricte à chaque dossier de réponse s'impose, englobant notamment et s'ils sont exigés : les ressources humaines et matérielles affectées, la méthodologie opératoire – qui peut varier d'un marché à l'autre –, les dispositions environnementales prévues ainsi que d'autres exigences techniques qui, bien que semblant standardisées, ne le sont pas nécessairement.

Chaque marché a ses particularités qu'il convient d'identifier précisément pour y répondre de manière sur-mesure.

Un simple copier-coller sans travail d'analyse et d'adaptation doit être absolument proscrit sous peine de sanction par l'acheteur ou le juge.

Formation à la rédaction de mémoires techniques spécifiques au marché

Si vous êtes intéressés par une formation spécifique sur la rédaction des mémoires techniques (une journée suffit), n'hésitez pas à contacter l'auteur du site :

Formation MEMOIRE TECHNIQUE (J04)

Jurisprudence

CE, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle (Le choix de l'offre ne peut se fonder sur les références des entreprises candidates, mais exclusivement sur la valeur intrinsèque de l'offre. Contrôle de l'erreur manifeste d'appréciation de la valeur technique de l'offre. Droit à indemnisation et réparation du préjudice né de l'éviction irrégulière d'une entreprise candidate à l’attribution d’un marché public. Valeur technique de l'offre jugée à partir d'une notice technique faisant office de mémoire technique. Attention à l’analyse technique des offres via le mémoire technique et à l’application des critères d’attribution. Un mémoire technique généraliste n’équivaut pas à un mémoire technique qui « comportait des dispositions précises »).